Records Management Program

Records Management Program

          สวัสดีครับผู้อ่านทุกท่าน ในครั้งนี้ผมจะพาผู้อ่านทุกท่านมาพบกับหน่วยงาน Records management program หรือ แผนงานจัดการเอกสาร ของ University of Wisconsin-Madison กันครับ

          แต่ก่อนที่เราจะไปพบกับหน่วยงานของทาง University of Wisconsin-Madison นั้น เรามาทำความรู้จักกับคำว่า Records management program หรือ แผนงานจัดการเอกสาร กันก่อนดีกว่าครับ

    

                            รูปภาพจาก http://www.idoxsoft.com/blog/records-management-software/

          

          Records management program (RMP)

          หรือ แผนงานจัดการเอกสาร เป็น แผนงาน หรือ หน่วยงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการในเรื่องของเอกสารต่าง ๆ ทั้งเอกสารที่ยังไม่สิ้นกระแสใช้งาน และเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานไปแล้ว

          ตามที่ ISO15489 ได้ระบุไว้ Records management program คือ “มีหน้าที่ในการออกนโยบาย และขั้นตอนการทำงาน กำหนดหน้าที่ และความรับผิดชอบ สร้าง เผยแพร่ขั้นตอน และแนวทางการปฏิบัติ เผยแพรขั้นตอน และแนวทางการปฏิบัติใหการบริการในขอบเขตที่เกี่ยวของกับการจัดการ และการใชเอกสาร ออกแบบ ระบบเฉพาะสำหรับจัดการเอกสาร นําระบบลงสู่การปฏิบัติ บริหารระบบบูรณาการการจัดการเอกสารลงสู่ระบบธุรกิจ และในกระบวนการต่าง ๆ”

          โดยในทั่วไปแล้วนั้น องค์การขนาดเล็กจะมีนักจัดการเอกสาร หรือ Records manager เป็นผู้ดูแลแผนกนี้เพียงคนเดียว แต่สำหรับองค์การขนาดใหญ่อย่าง มหาวิทยาลัย หรือหน่วยงานรัฐต่าง ๆ ต้องมีนักจัดการเอกสารหลายคนเพื่อช่วยกันในการจัดการเอกสารต่าง ๆ

        

                                      รูปภาพจาก https://studyabroad.wisc.edu/exchange/

         

          Records management program ใน University of Wisconsin-Madison

          เมื่อรู้ว่า Records management program คืออะไรแล้ว เราก็มาดูกันเลยว่า Records management program ใน University of Wisconsin-Madison ต้องรับผิดชอบ และมีความโดดเด่นอะไรบ้าง

          การทำงานของ Records management ของ University of Wisconsin-Madison อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของคณะกรรมการของ University of Wisconsin-Madison ภายใต้นโยบาย 3-2 ของทางมหาวิทยาลัย

          หน้าที่สำหรับเจ้าหน้าที่

          เจ้าหน้าที่ของ Records management program มีหน้าที่ในการรับผิดชอบในเรื่องของการสร้าง และส่งตารางการการเก็บรักษาเอกสารของคณะกรรมการเพื่อรอการอนุมัติ และยังต้องทำการประสานงานหลักกับทาง State Records Center (SRC) และช่วยแผนกต่าง ๆในการจัดการเอกสารที่สิ้นกระแสไปแล้วกับทาง SRC

          นอกจากนี้ยังต้องคอยให้คำปรึกษากับทุกหน่วยงานเพื่อช่วยในการจัดการเอกสารต่าง ๆของบุคลากรในมหาวิทยาลัย

          -ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับปัญหาและโครงการด้านการจัดการเอกสารของทางมหาวิทยาลัย

          -ให้คำปรึกษาในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

          -ให้คำปรึกษาในการจัดการแยกหมวดหมู่ และการจัดการเอกสาร

          -ให้คำปรึกษาและพัฒนานโยบายการเก็บรักษาเอกสารทั่วไป

          -ให้คำปรึกษาในเรื่องของการทำวิจัย และปัญหาในด้านการจัดการข้อมูล

          หน้าที่สำหรับพนักงาน

          พนักงานของ Records management program มีหน้าที่ในการรับผิดชอบเอกสารที่พนักงานได้เป็นผู้สร้าง รับ และจัดการเอกสารนั้น ๆ พนักงานควรทราบตารางเอกสารที่ใช้กับเอกสารที่พวกเขามีอยู่ และหลักการเก็บเอกสารที่ยอมรับโดยทั่วไป 8 ประการ และคอยควบคุม ดูแลการฝึกอบรมการจัดการเอกสารในเรื่องของคำแนะนำ และแหล่งข้อมูลสำหรับการฝึก

    

รูปภาพจาก https://sites.google.com/site/xeroxabudhabi/pros-outweigh-the-cons-of-electronic-document-management

          ตารางการเก็บรักษาเอกสาร

          ตารางการเก็บรักษาเอกสารของ University of Wisconsin-Madison ใช้กับเอกสารในทุกรูปแบบไม่ใช่เฉพาะเอกสารที่เป็นกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไฟล์ที่แบ่งบนไดรฟ์ หรืออีเมล์ก็ตาม

          ตารางการเก็บเอกสารของทาง University of Wisconsin-Madison มีทั้งหมด 3 รูปแบบ

          1.ระบบทั่วไป ใช้โดยบุคคล แผนก หรือหน่วยงานของ University of Wisconsin-Madison หรือบุคคลภายนอกก็ได้

          2.ระบบมหาวิทยาลัยทั่วไป ใช้ได้สำหรับบุคคลภายใน University of Wisconsin-Madison เท่านั้น

          3.ระบบแผนก /หน่วยงาน ใช้สำหรับหน่วยงาน หรือแผนกของ University of Wisconsin-Madison เพื่อเอกสารเฉพาะที่ไม่ได้ทำการบันทึกไว้ในระบบหรือกำหนดการทั่วไปของมหาวิทยาลัย

          แหล่งข้อมูลการฝึกสำหรับการจัดการเอกสาร

          Records management program ของทาง University of Wisconsin-Madison จะมีเว็บไซต์แหล่งข้อมูลสำหรับฝึกการจัดการเอกสารตั้งแต่การแนะนำว่าการจัดการเอกสารคืออะไร ขั้นตอนการทำงานของการจัดการเอกสารของทางมหาวิทยาลัย สิ่งที่ต้องรับผิดชอบ และคำแนะนำในการจัดการเอกสาร สำหรับผู้ที่สนใจสามารถเข้าชมได้ที่ https://www.library.wisc.edu/archives/records-management/training/

รูปภาพจากhttps://www.scanningandindexing.com/top-10-benefits-of-implementing-record-management-in-your-business/

  

        จบไปแล้วนะครับสำหรับการรีวิว Records management program ของทาง University of Wisconsin-Madison เป็นยังไงกันบ้าง สำหรับครั้งนี้ก็ต้องขอลาไปก่อน สวัสดีครับ

 

 

อ้างอิง

UW-Madison Libraries. (ม.ป.ป.). UW-Madison Record Management Program.

          สืบค้นเมื่อ 28 มกราคม, 2564 จาก

          https://www.library.wisc.edu/archives/records-management/