Records Manager

Records Manager

          สวัสดีครับผู้อ่านทุกท่าน วันนี้ผมจะพาทุกท่านไปรู้จักกับอาชีพที่มีความสำคัญอย่างมากกับองค์การหลาย ๆองค์การ อย่าง โรงเรียน มหาวิทยาลัย พิพิธภัณฑ์ หรือแม้แต่รัฐบาลเองก็ต้องมีอาชีพนี้ไว้อยู่ในองค์การเสมอ อาชีพที่ว่านี้ก็คือ Records manager หรือ “นักจัดการเอกสาร” นั่นเอง

                            รูปภาพจาก https://corodata.com/long-live-the-records-manager

          - Records Manager คืออะไร?

          Records manager, records specialist, records technician หรือภาษาไทยเรียกว่า นักจัดการเอกสาร มีหน้าที่ในการจัดการเอกสารที่ถูกสร้างขึ้นหรือได้รับจากองค์การอย่างมีประสิทธิภาพ

          นักจัดการเอกสารนั้นจะต้องมีความทุ่มเทและความเชี่ยวชาญในวิธีการใช้เอกสาร การจัดเก็บเอกสาร การจัดระเบียบหมวดหมู่ของเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร และการป้องกันความเสียหายต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นกับเอกสาร ทำให้อาชีพนี้นั้นเป็นอาชีพที่ต้องการคนที่มีความรอบคอบ มีความอดทน สามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆที่เกิดขึ้น คาดการณ์การใช้งานเอกสาร และสามารถสื่อสารกับผู้คนได้ดีในการรับผิดชอบงานนี้

          เอกสารต่าง ๆนั้นมีตั้งแต่ จดหมาย ไฟล์ และข้อมูลต่างๆ ในคอมพิวเตอร์ ใบงบการเงิน ภาพเคลื่อนไหว สิ่งพิมพ์ภาพถ่าย บันทึกเสียง ภาพวาด ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม และหน้าที่ของเจ้าหน้าที่และพนักงานของสถาบัน หรือองค์การ

                รูปภาพจาก https://corodata.com/things-records-managers-must-do-differently

          -ความสำคัญของนักจัดการเอกสารต่อองค์การ

          นักจัดการเอกสารมีความสำคัญในการควบคุม ดูแลเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ตั้งแต่สร้าง ทำลาย จัดระเบียบ ดูแลรักษาและปกป้องเอกสาร และฐานข้อมูลขององค์การ

           -ความสำคัญของอาชีพนักจัดการเอกสารในปัจจุบัน

          ในปัจจุบันนั้นอาชีพนักจัดการเอกสารยังคมีความสำคัญอย่างมากต่อองค์การในการดูแลเรื่องของเอกสารต่าง ๆ แม้ว่าเอกสารเหล่านั้นจะไม่ได้มาเป็นสิ่งที่จับต้องได้เหมือนจดหมาย หรือรูปเล่มเหมือนในอดีต และมีเทคโนโลยีต่าง ๆคอยอำนวยความสะดวกในการจัดการไฟล์เอกสารก็ตาม แต่ในปัจจุบันอาชีพนักจัดการเอกสารยังคงเป็นที่ต้องการต่อตลาดแรงงานอยู่เช่นเดิม โดยจะขอยกจากการการรับสมัครงานของมหาวิทยาลัย Mt. San Antonio ที่ได้ประกาศรับ records specialist (records manager) เข้าทำงานประจำ

                             รูปภาพจาก https://en.wikipedia.org/wiki/Mt._San_Antonio_College

          หน้าที่สำคัญ

          1. บันทึกและติดตามผลเรื่องคําขอการตรวจสอบการลงทะเบียนนักเรียน ตรวจสอบใบรับรอง ใบสมัคร และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัยอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง

          2.ตอบคําถามและให้บริการแก่นักเรียนและผู้เยี่ยมชมเกี่ยวกับการลงทะเบียน การรับเข้าเรียน นโยบายสำคัญ และเรื่องอื่น ๆที่เกี่ยวข้องกับการเรียนและมหาวิทยาลัย

          3.รวบรวมข้อมูลและสารสนเทศสําหรับรายงานต่างๆ ตรวจสอบและรับรองความถูกต้องของข้อมูลไฟล์ และบันทึก

          ทักษะและความสามารถ

          1.สามารถตีความ ใช้งาน อธิบาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามนโยบายขั้นตอนและระเบียบข้อบังคับของรัฐบาลกลาง, รัฐท้องถิ่น และเขต

          2.สามารถตอบรับโทรศัพท์ และเรียงความสำคัญของสายที่ได้รับเพื่อการให้บริการที่มีประสิทธิภาพ

          3.สามารถใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

          4.สามารถจัดระเบียบ และเรียงความสำคัญของงานที่ได้รับมอบหมายได้

          5.สามารถใช้ภาษาอังกฤษได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อการสื่อสาร และบริการ

          6.สามารถดูแลการจัดเก็บที่มีความหลากหลายตามรูปแบบของเอกสารและสารสนเทศ

          7.สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้เป็นอย่างดี สร้างความสัมพันธ์อันดีกับผู้คนรอบข้างได้

          วุฒิการศึกษา

          เทียบเท่ากับอนุปริญญาขึ้นไป และมีประสบการณ์การทำงานในด้านการดูแลเกี่ยวกับเอกสารของนักเรียนเป็นเวลาไม่ต่ำกว่า 1 ปี

          ระยะเวลาในการทำงาน

          จันทร์-พฤหัสบดี, 10:30 น. - 19:00 น., ศุกร์ 8:00 น. - 16:30 น.

          เงินเดือนและสวัสดิการ

          เริ่มต้นที่ $ 3,914 - $ 4,996 ต่อเดือน (ประมาณ 117,537-150,029 บาทต่อเดือน )

          ทางมหาวิทยาลัยมีเบี้ยประกันรายปี $ 10,946 (ประมาณ 328,872 บาท) สําหรับความคุ้มครองทางการแพทย์ ทันตกรรม ประกันชีวิต และเงินบำนาญสำหรับผู้เกษียณ

                            รูปภาพจาก https://www.pinterest.es/pin/780319072936179642/

          แม้ว่าหน้าที่ และระยะเวลาในการทำงานนั้นถือว่าเป็นงานที่อาจจะดูหนักไปบ้าง แต่ถ้าเทียบกับรายได้แล้วก็นับว่าเป็นงานที่น่าสนใจอยู่ไม่น้อยเลยทีเดียว  ซึ่งหน้าที่ในการจัดการเอกสารนั้นมีความสำคัญต่อองค์การมากโดยจะเห็นได้จากภาระหน้าที่ และทักษะความสามารถที่ต้องเข้าใจในความสำคัญของงานและภารกิจที่ได้รับมอบหมายเป็นอย่างดีนั่นเอง ทำให้อาชีพนักจัดการเอกสารนั้นมีความสำคัญอย่างมากต่อองค์การ

           หากใครมีความสามารถในการจัดการและดูแลงานเอกสารต่างๆ แล้ว อาชีพนักจัดการเอกสารก็ถือเป็นอาชีพที่น่าสนใจไม่น้อยเลยทีเดียว

 

อ้างอิง

Mt. San Antonio College. (2563). Admissions and Records Specialist II.

          สืบค้นเมื่อ 15 มกราคม 2564, จาก https://hrjobs.mtsac.edu/postings/7258

Gradireland. (ม.ป.ป.).  Records manager. สืบค้นเมื่อ 15 มกราคม 2564,

          จาก https://gradireland.com/careers-advice/job-descriptions/records-manager